Conceptos básicos de la elaboración de documentos.

LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS

La veracidad, exactitud, formalidad, corrección, amenidad y estética de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboración de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja.

No olvide jamás que la presentación de cualquier trabajo o escrito da a conocer públicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona y/o lo presenta, es decir de usted como profesional y del directivo al que asiste, que al firmar, se responsabiliza del contenido y da por bueno un documento. Pero lo más importante; la elaboración y la entrega del documento TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.

Pero además, si el objetivo principal es conseguir la lectura atenta del receptor del documento o de la información, deberá utilizar técnicas de "atracción" en la elaboración que le garanticen esa lectura para alcanzar con éxito el objetivo.

Recuerde que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales de un asistente de dirección y que no debe descuidar su presentación.

No olvide que usted debe de ser capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA.

NORMAS BASICAS PARA LA PRESENTACION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS EN MANUALES DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

En primer lugar, destacar que la presentación de cualquier trabajo o escrito DA A CONOCER PÚBLICAMENTE LA FORMA DE TRABAJAR DE LA PERSONA QUE LO CONFECCIONA, pero aún más importante: TRANSMITE LA IMAGEN  DE LA EMPRESA.

Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtener beneficios,  o al menos, reducir o mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una pérdida de tiempo y de dinero.  Si lo puede evitar, contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.

Para la confección de cualquier documento tendremos en cuenta, entre otras cuestiones que irá aprendiendo durante el curso, los siguientes puntos:



Estas son las 5 normas a seguir para una correcta documentación.

Presentación de documentos:

1ª Bloc y bolígrafo:

La primera herramienta que Ud. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso.  Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles  que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.

Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le dé indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.

2ª Margenes:

Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que  se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.

No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de  un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.

3ª Justificación:

Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos,  justifique el texto a derecha e izquierda.

Observe los siguientes textos:

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear".

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear".

En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los márgenes, en el primero  no.  Qué duda cabe que esta justificación es más adecuada para la correcta presentación  de un escrito.

4ª Tipo de letra:

El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de letra (fuente) adecuados.  El tipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o de una carta comercial.

No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Román". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos durante muchos años y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja.

Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos.  Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo de letra más personalizada:

"Querido Juan:"

Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben variar:

¡¡ A T E N C I O N!!

Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se utilizará una letra de menor tamaño:

Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así como la función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado.

5ª Estructura sangrías:

Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto.  Es decir:

a) Si el escrito se va a presentar con apartados y sus apartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y sus apartados.  Deben diferenciarse entre ambos.

Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos márgenes distintos, es decir,  menor extensión para el su apartado.

Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados.

b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta.  Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros, etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma.

c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles más importancia.  En  este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez.

Recuerde siempre escribir los títulos en mayúscula, centrados horizontalmente, en negrita y en color si se requiriera. No es conveniente abusar del subrayado.

Formar correctamente un documento:

6ª Insertar imágenes para una breve explicación :

Si se van a insertar objetos como fotografías, tablas, bases de datos, hojas de cálculo, esquemas, gráficos, etc. deberemos centrar éstos en la parte más visual del papel, o situarlos en el lugar más conveniente.  (A la derecha o izquierda del texto explicativo, en el centro si se quiere conceder más importancia o resaltar de alguna forma el objeto a insertar).

A veces, estos objetos se sitúan estratégicamente con la única misión de romper la monotonía del escrito como sucede en los libros de texto.

7ª Insertar un título en el encabezado:

Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito, encabezamiento y/o pié de página.  Por ejemplo, si se está escribiendo un manual, tal vez sería conveniente que en la cabecera se indicara el título del capítulo, o el nombre del autor, o el título del informe, etc.

Se pueden alternar cabeceras en páginas pares o impares.

8ª Enumerar las páginas:

La numeración de las páginas también forma parte de las cabeceras o pies de página, es conveniente numerarlas en la cabecera si en algunas páginas se insertan al pie llamadas.

Una vez que ha impreso el documento, no olvide comprobar que está bien numerado y si esta numeración coincide con el índice, si es que también forma parte del documento.

9ª Adaptarse a la empresa :

Puede haber estudiado normas sobre la elaboración y presentación de documentos, incluso puede haber Ud. aprendido otra forma de elaborarlos en alguna empresa donde haya trabajado, pero Ud. debe olvidarse de ellas y observar las normas internas de la empresa en cuanto a la confección de documentos se refiere. Consulte documentos confeccionados con anterioridad.  Tenga en cuenta que dentro de los consejos o de las normas de las técnicas de comunicación, la empresa las adapta a sus necesidades y todos los empleados reconocen esas adaptaciones.

10ª No cometer errores en el mecanografiado:

Al comenzar el mecanografiado y/o redacción del escrito, sobre todo en el mecanografiado, se levantará lo mínimo posible la vista del papel, con el fin de no saltar o cambiar líneas y/o palabras. 

Se observarán las normas de confección y presentación de cada documento si las hubiere.

Los errores mecanográficos cometidos en procesadores de texto son fácilmente subsanables, sin embargo, los cometidos en máquinas de escribir mecánicas o electrónicas son más difíciles de subsanar sin rehacer el escrito, pero sobre todo, las correcciones son menos limpias, por lo que  fijar la atención en el mecanografiado es muy importante.  No olvide que un error siempre supone una pérdida de tiempo y en la empresa perder tiempo significa, necesariamente, perder dinero.

Verificar los documentos:

11ª Realizar copia de seguridad siempre:

Para evitar pérdidas de tiempo por accidentes: cortes  de corriente o informáticos, periódicamente se guardará la información en el soporte informático adecuado. Sería conveniente realizar la copia de seguridad cada 5 minutos.

12ª : No perder el tiempo

Si estuviera mecanografiando un texto manuscrito o traduciendo a la vez que mecanografía un texto tomado previamente al dictado, o un texto dictado directamente en un archivo o aparato de sonido y dudara de la audición de una palabra, recuerde que es preferible preguntar al emisor que incluir una palabra al azar o por deducción, otra palabra podría cambiar el matiz de lo que se quiere expresar.  La pérdida de tiempo y por ende, de dinero, es menor preguntando que rehaciendo un escrito.

13ª No usar la sangría interlineal:

Conceder agilidad de lectura al texto:

»      Dejar doble espacio interlineal tras terminar un párrafo, incluso triple al cambiar de apartado.

»      Dejar un espacio detrás de cada signo de puntuación, incluso doble tras el punto y seguido.

»      Aunque la sangría rompe la estructura cuadrada que forman los párrafos al justificarse a derecha e izquierda, es cierto que la U.N.E. -Organismo Europeo de Normalización de Impresos y Documentos- recomienda no usar la sangría en ciertos documentos con el fin de que no se puedan intercalar palabras o cifras en el espacio que otorga la sangría.

14ª El superior es responsable de tus acciones:

El ser un profesional, un cargo directivo, un licenciado, no otorga a la persona la capacidad expresarse con claridad y correctamente, incluso no implica redactar observando las normas gramaticales u ortográficas, ni usar adecuadamente los recursos lingüísticos, por lo que Ud. deberá  consultar en caso de duda, pero no a su superior, deberá proveerse de los medios de consulta adecuados.

Recuerde siempre esta página que le será de ayuda en estas cuestiones:

Puede suceder igualmente, que observe algún tipo de error en un manuscrito redactado por su superior, en cuyo caso deberá modificarlo con mucho tacto y con la completa seguridad de que la corrección es adecuada.

En muchos casos, el superior es consciente de su propia falta de recursos y puede haberle solicitado que corrija estos errores en cuyo caso se subsanarán sin realizar comentario alguno.  El hacerlo de esta forma supone utilizar el tacto.  A nadie le es grato que le adviertan los errores cometidos y más aún cuando corregirlos entra dentro de sus funciones como Secretaria/o.

De no haber establecido normas su superior, es preferible corregirlo y pasarlo a la firma con las correcciones efectuadas sin hacer ningún comentario al respecto y en el caso de que la otra persona lo advierta, no debe concederle importancia. En último caso, si se le indicara,  rehará el escrito a la forma original, aunque Vd. siga pensando que no es correcto.  Pero es conveniente repetir esta acción cada vez que observe errores, al menos la otra persona sabrá que Vd. domina los recursos y que puede ayudarle en este sentido.  Es una forma de hacérselo saber sin poner a su superior en evidencia.

Pero recuerde, actuar de esta forma supone estar absolutamente seguro de lo que Vd. está corrigiendo.

15ª Corregir los errores de voz o de texto:

Si estuviera mecanografiando un escrito dictado en cinta magnetofónica o con un programa de volcado de voz y observara, por ejemplo, que los párrafos están desordenados o existe alguna confusión que no fuera motivada por la falta de recursos, sino por ejemplo un despiste de fechas, nombres, etc.  Puede Ud. corregirlos.

Si le llaman la atención por este hecho, una disculpa con tacto puede ser:

- "Disculpe, creí que se trataba de una confusión".

Obsérvese que es muy diferente a comentar:

- "Creí que era mejor la forma que yo he  redactado", o, "Pensé que se había equivocado".

Tiempo en dedicación a un documento:

16ª Tener una muy buena ortografía:

La revisión ortográfica del procesador de textos que  está utilizando no garantiza la corrección ortográfica y gramatical del escrito, por lo que toda/o Secretaria/o profesional dispondrá de un diccionario virtual o de bolsillo, también le será útil un diccionario de sinónimos.

Deberá consultar siempre que se tenga duda de alguna palabra, jamás se dejará escrita una palabra sin la absoluta seguridad de que está correctamente escrita y en el contexto adecuado.

A modo de inciso, le recuerdo que la práctica habitual de la lectura concede al lector riqueza de vocabulario y dominio gramatical. Le animo a que tome la lectura como un hábito regular que le ayudará, sin duda, personal y profesionalmente.

Por otra parte, use adecuadamente el corrector ortográfico del procesador de textos que esté utilizando.  Colóquese al comienzo del escrito y ejecute el corrector,  con ello garantizará la revisión total del escrito.

Al usar el corrector ortográfico advertirá que no reconoce ciertas palabras, es lógico, pues el programa no contiene, ni mucho menos, el Diccionario Enciclopédico de la Real Academia Española.

Si ciertas palabras, usuales para Vd. no las reconoce, ejecute el comando "Agregar" del corrector ortográfico que encontrará en el botón secundario del ratón tras seleccionar la palabra. En ese caso, agréguelas al diccionario de su procesador de textos.

Por otra parte, el corrector cuando no reconoce las palabras, le sugiere otras.  Observe si la palabra está bien escrita, hay veces que no reconoce una palabra correcta y le ofrece otras alternativas incorrectas.

El corrector no identifica, tampoco, todas las construcciones gramaticales.

17ª Verificar el documento antes de imprimir:

Es preciso imprimir un borrador o pre visualizar el documento en pantalla y revisar detenidamente el escrito.  NO OMITA ESTE PROCESO Y SE ASEGURARÁ LA PERFECCIÓN EN SU TRABAJO. 

18ª Tener seguridad al escribir:

No presente un escrito de forma definitiva hasta no tener la completa seguridad de que está correctamente confeccionado.

19ª Ser limpios en un documento:

Y por descontado, aunque sea un borrador, no presente un escrito con manchas, raspaduras, tachaduras, dobleces, correcciones visibles, etc.  Recuerde que en cada documento está transmitiendo su valía profesional.

20ª Usar carpetas: 

Cuando presente un documento, hágalo en su soporte adecuado.  No es correcto presentar los trabajos simplemente con un clip, es preferible presentarlos en una carpeta o carátula adecuada, con un post-it  que advierta a su superior o a la persona intermediaria, el proceso que debe seguir a continuación ese documento.


Documentación de una empresa:

21ª Administrar el tiempo:

Es importante igualmente que ponga el escrito en manos de la persona adecuada en el tiempo o plazo solicitado.

NO DEMORE LA ENTREGA DE SU TRABAJO BAJO NINGÚN CONCEPTO.  Una/un secretaria/o normalmente trabaja contra el tiempo y a favor de la corrección, dos facetas que en muchas ocasiones son difíciles de  alternar pero que Vd. debe aprender a desarrollar.   LA ESCASEZ DE TIEMPO NO PUEDE SUPONER LA INCORRECCIÓN DE SU TRABAJO.

22ª Entregar documentos si está seguro de que está bien hecho:

No envíe o entregue el documento  sin tener la absoluta seguridad de que está completo, están todas las páginas, todas las copias, los documentos adjuntos,  los sellos, la firma o firmas, los anexos, etc.

23ª No dar información confidencial en un documento:

Si el escrito contiene temas reservados o confidenciales, asegúrese con los medios que Ud. ya conoce o que se le mostrarán, de la privacidad o confidencialidad de la documentación.  Recuerde que el secreto profesional es inherente a sus funciones como lo es para un médico, un sacerdote, un juez, etc. Nunca olvide el código deontológico de su profesión.

24ª Hacer respaldos por medios informáticos:

Asegúrese de archivar correctamente las copias, tanto por medios informáticos como por medios convencionales.

Por último, permítame recordarle que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales y que no debe descuidar su presentación, Vd. está trasmitiendo en cada momento la imagen de la Empresa.  Debe valorar la responsabilidad que maneja.

No olvide que usted es capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le son encomendadas,  simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones externas e internas, y siempre REPRESENTADO A LA EMPRESA.